DONRROS
En resumen
En una gestoría, la IA puede leer notificaciones y proponer el plazo, perseguir la documentación de renta y trimestres, clasificar el correo, resumir los audios de WhatsApp y preparar contratos y altas desde tus plantillas. No presenta modelos ni trámites, no entra en sedes con certificados de clientes y no decide nada: una persona revisa y firma cada salida.
Todo se monta en las cuentas de la gestoría, con precio cerrado: 1.500 € + IVA la puesta en marcha con el primer trámite y de 200 a 400 € + IVA cada trámite más. Siempre se empieza por un diagnóstico de 490 € + IVA.
Dónde se van las horas en una gestoría
Casi ninguna gestoría pierde el tiempo en lo difícil. Lo difícil es su oficio y lo hace bien. Las horas se van en lo que rodea al oficio: abrir, buscar, copiar y recordar.
- Notificaciones que hay que descargar, leer y asignar al responsable de cada cliente.
- Clientes a los que hay que pedir el mismo papel tres veces durante la campaña de renta.
- Una hoja de cálculo de vencimientos que depende de la memoria de quien la lleva.
- Correos y audios de WhatsApp mezclados: consultas, documentos, urgencias y facturas.
- Contratos y documentos que se rehacen desde la última versión, con el riesgo de que se cuele un dato del cliente anterior.
- Altas de cliente con datos copiados a mano en tres sitios distintos.
Todo eso tiene algo en común: se repite, sigue un patrón y el resultado se puede revisar de un vistazo. Es justo el tipo de trabajo en el que la IA, bien acotada, ayuda. Y es también el tipo de trabajo en el que, mal acotada, puede hacer daño, porque un plazo mal leído o un mensaje enviado a quien no toca tienen consecuencias. Por eso cada trámite de esta guía tiene la misma regla: la IA propone y una persona aprueba.
Los ocho trámites que más encajan
Estos son los ocho trámites de nuestro catálogo que mejor encajan en una gestoría. La última columna es lo que suma cada trámite, más IVA, a la puesta en marcha de 1.500 € + IVA, que ya incluye el primero. El importe exacto se cierra en la propuesta después del diagnóstico; aquí puedes calcular el tuyo.
| Trámite | Qué prepara la automatización | Qué decide una persona | Suma |
|---|---|---|---|
| Notificaciones AEAT y DEHú | Ficha con cliente, modelo, qué piden y plazo propuesto | Confirmar el plazo y contestar | +400 € |
| Documentación de renta y trimestres | Lista por cliente, tablero de lo que falta y recordatorios | Aprobar cada lote de recordatorios | +300 € |
| Agenda de plazos fiscales | Fechas por cliente y responsable, tareas y avisos (sin IA) | Aprobar los avisos a clientes | +200 € |
| Correo de clientes | Etiqueta, cliente identificado y borrador de respuesta | Leer, cambiar y enviar | +200 € |
| Audios de WhatsApp | Transcripción y nota de cinco líneas en el expediente | Decidir qué contestar | +200 € |
| Contratos desde plantillas | Borrador en Word desde tu plantilla, con lo generado señalado | Revisar y firmar | +300 € |
| Alta de cliente y hoja de encargo | Carpeta, hoja de encargo y envío a firma tras aprobar | Aprobar y hacer la diligencia de identificación | +200 € |
| Atención inicial | Recoge el motivo, clasifica y propone cita | Confirmar cita y aceptar el asunto | +400 € |
Cada uno tiene su ficha con un ejemplo de datos simulados en la página de casos. Aquí explicamos cómo funciona por dentro.
Notificaciones de la AEAT y la DEHú
Requerimientos, propuestas de liquidación, inicios de comprobación. Llegan a nombre de tus clientes, y el trabajo de la gestoría empieza antes de contestar: saber de quién es, qué modelo y qué ejercicio, qué piden, para cuándo y a quién le toca.
Las notificaciones electrónicas tienen además su propio reloj: si no se accede a ellas en diez días naturales desde que se ponen a disposición, la ley las da por rechazadas y el procedimiento sigue (artículo 43.2 de la Ley 39/2015). Una notificación que se queda en una carpeta sin abrir es un riesgo real.
Cuenta de ejemplo: 40 notificaciones al mes × 8 minutos = 5 h 20 min al mes. Volumen y minutos supuestos; los tuyos se miden en el diagnóstico.
Cómo funciona, paso a paso
- Tu equipoDescarga la notificación en PDF a una carpeta de la gestoría, como hace hoy. Entrar en la DEHú o en la sede con los certificados sigue siendo cosa de una persona.
- IALee el PDF y extrae NIF, modelo, ejercicio, tipo de documento, qué se pide y el plazo que indica el texto.
- ReglasCruza el NIF con tu tabla de clientes para saber quién lo lleva y calcula el vencimiento propuesto con la regla a la vista.
- ReglasCrea la tarea al responsable con la ficha y la lista de documentos que habría que pedir al cliente. Si una notificación lleva días en la carpeta sin tarea, avisa.
- PersonaEl responsable revisa la ficha, confirma el plazo y contesta él el requerimiento.
Qué no se automatiza
Entrar en la DEHú o en la sede con certificados de clientes, contestar ni alegar. Si el texto es ambiguo, la ficha sale marcada «sin verificar» y no se propone fecha.
Documentación de renta y trimestres, con recordatorios
Media campaña de renta es perseguir papeles. Este trámite tiene muy poca IA y mucho orden: cada cliente sabe qué tiene que mandar, la gestoría sabe qué falta y los recordatorios salen solos, pero con un texto que tú has aprobado.
Cuenta de ejemplo: 140 clientes × 2 recordatorios × 5 minutos = 23 h 20 min por campaña. Cifras supuestas.
Cómo funciona, paso a paso
- ReglasCada cliente recibe un enlace a su carpeta de subida, en las herramientas de la gestoría, con la lista de documentos según su perfil: asalariado, autónomo, con alquileres…
- IACuando sube un documento, lo clasifica: certificado de retenciones, recibo del IBI, certificado del banco. Es su único papel aquí.
- ReglasUn tablero en Excel o Google Sheets dice qué cliente está completo, cuál a medias y cuál no ha mandado nada.
- PersonaAntes de cada tanda de recordatorios, apruebas la lista de destinatarios y el texto. Sin esa aprobación no sale nada.
Qué no se automatiza
Decidir qué es deducible, enviar recordatorios sin aprobar el lote, escribir desde números de teléfono personales o recoger documentos en herramientas que no sean de la gestoría.
Agenda de plazos fiscales: 303, 111, 130 y 390
Aquí no hace falta IA, y te lo decimos. Las fechas de los modelos son fijas y se publican cada año en el calendario del contribuyente de la AEAT. Lo que falla no es el cálculo, es que la información vive en una hoja y en la memoria de quien la lleva.
Como referencia general, las autoliquidaciones trimestrales de IVA (modelo 303) y de retenciones (111) y el pago fraccionado de autónomos en estimación directa (130) se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre. Las del cuarto trimestre van en enero: el 111 hasta el día 20, y el 303 y el 130 hasta el 30, igual que el resumen anual del IVA (390). Si el pago se domicilia, el plazo termina antes. Las fechas exactas se cargan cada año del calendario oficial, nunca de memoria, porque se trasladan cuando caen en festivo.
Cuenta de ejemplo: depende de cuántos clientes y modelos lleves; se calcula con tu tabla en el diagnóstico.
Cómo funciona, paso a paso
- Tu equipoMantiene una tabla de clientes con sus obligaciones: qué modelos presenta cada uno y quién lo lleva.
- ReglasDe esa tabla salen las fechas en el calendario de la gestoría, por cliente y responsable, con tareas internas unos días antes del vencimiento.
- ReglasPrepara el aviso al cliente para pedir lo que falta, en el lote de la semana.
- PersonaAprueba el lote de avisos y revisa las fechas cuando se cargan las del año nuevo.
Qué no se automatiza
Presentar modelos ni calcular cuotas.
Correo de clientes y audios de WhatsApp
Son los dos canales por los que entra casi todo, y los dos tienen el mismo problema: lo urgente llega mezclado con lo rutinario y no se ve hasta que alguien lo abre.
Correo: clasificado y con borrador de respuesta
- EntradaSe trabaja sobre un buzón concreto (por ejemplo, el de consultas), no sobre todo el correo de la gestoría.
- IAEtiqueta cada correo (consulta, documentación, urgente con plazo, factura, cita), identifica al cliente y, si es de trámite, deja una respuesta en Borradores.
- PersonaQuien lleva al cliente lee el borrador, lo cambia si hace falta y lo envía. Nunca se envía solo.
Qué no se automatiza
El envío, las respuestas con criterio fiscal, laboral o jurídico, y los correos con datos de salud, que se marcan para revisión manual sin pasar por la IA.
Cuenta de ejemplo: 300 correos de trámite al mes × 2 minutos = 10 h al mes. Cifras supuestas.
Audios de WhatsApp: nota de cinco líneas en el expediente
- Tu equipoGuarda el audio, desde WhatsApp Business, en una carpeta o buzón de la gestoría.
- IALo transcribe (en un equipo de la gestoría o en tu cuenta con datos en la UE) y lo resume en una nota fija: quién, qué pide, fechas, qué promete enviar y urgencia.
- PersonaLee la nota y decide qué contestar. Si el audio menciona algo que pide comprobación, como el plazo de una carta, la nota lo marca «sin verificar».
Qué no se automatiza
Integraciones no oficiales con WhatsApp (programas que imitan el móvil) ni responder al cliente sin una persona.
Cuenta de ejemplo: 120 audios al mes × 4 minutos = 8 h al mes. Cifras supuestas.
Contratos desde plantillas y altas de cliente
Dos trámites de papeleo puro, donde el error típico no es de criterio sino de copia: el nombre del cliente anterior que se queda en la cláusula, el importe que no se cambió, la carpeta que se crea con otro formato.
Borradores de contratos y documentos desde tus plantillas
Partimos de tus plantillas de Word: contratos de arrendamiento, de compraventa, documentos de representación o los que uses con tus clientes. Los huecos se rellenan con los datos del expediente; la IA solo redacta las partes marcadas para ello, y cada párrafo generado queda señalado para que se revise con más atención. No añade cláusulas ni citas legales que no estén ya en tu plantilla.
Qué no se automatiza
La firma, la presentación ni ningún documento sin revisión.
Cuenta de ejemplo: 30 documentos al mes × 15 minutos = 7 h 30 min al mes. Cifras supuestas.
Alta de cliente y hoja de encargo, lista para firmar
- EntradaEl cliente o tu equipo rellenan el formulario de alta de la gestoría.
- ReglasSe crea la carpeta del cliente con su estructura y se genera la hoja de encargo desde tu plantilla, con los honorarios de tu tarifa.
- PersonaEl responsable revisa y aprueba. Solo entonces sale a firma electrónica.
- PersonaCon la lista de documentos de identificación que prepara el sistema, una persona hace la identificación y la diligencia que correspondan. La Ley 10/2010 no cita a las gestorías por su nombre, pero las incluye si, por ejemplo, llevan contabilidad externa o asesoran en materia fiscal (art. 2).
Qué no se automatiza
La diligencia debida de prevención del blanqueo, la verificación del documento de identidad ni la decisión de aceptar un cliente.
Cuenta de ejemplo: 10 altas al mes × 30 minutos = 5 h al mes. Cifras supuestas.
Atención inicial por web o WhatsApp
Es el trámite más delicado de la lista, porque es el único que habla directamente con una persona de fuera de la gestoría. Por eso es también el más restringido.
Un asistente que recoge, clasifica y deriva
- IASe presenta como lo que es, un asistente de IA, y recoge el motivo de la consulta.
- IAClasifica materia (fiscal, laboral, tráfico, otra) y urgencia, y propone una cita con la persona adecuada.
- PersonaLa gestoría recibe el resumen en su bandeja, confirma la cita y decide si acepta el asunto.
Qué no se automatiza
Respuestas libres, orientación fiscal, laboral o jurídica, presupuestos de honorarios ni la aceptación de asuntos. WhatsApp, solo por la plataforma oficial de WhatsApp Business.
Lo que no conviene automatizar en una gestoría
La IA puede preparar
- Fichas de notificaciones con plazo propuesto
- Listas de documentación por cliente
- Clasificación de correo y de documentos
- Notas de audios
- Borradores desde tus plantillas
- Resúmenes para tu bandeja
Se queda en manos de una persona
- Presentar modelos, declaraciones o trámites ante cualquier administración
- Entrar en sedes con certificados de clientes
- Decidir si un gasto es deducible o cómo se tributa
- Contestar requerimientos y alegar
- Identificar al cliente y la diligencia de prevención del blanqueo
- Firmar y enviar
Tampoco montamos automatizaciones que entren en portales imitando a una persona (lo que se conoce como scraping), aunque técnicamente se pueda: son frágiles, pueden incumplir las condiciones de uso del portal y exigen guardar credenciales o certificados que no deben salir de tus manos.
Riesgos y cómo se controlan
La IA lee mal un dato
Cada dato lleva su fuente y la persona lo ve con el documento original al lado. Si es ilegible, sale «sin verificar».
Un plazo mal propuesto
El plazo se muestra con la regla aplicada y queda como «propuesto» hasta que una persona lo confirma.
Un mensaje que sale a quien no toca
Nada se envía sin aprobación. Los recordatorios masivos, solo por lotes aprobados.
Datos de clientes fuera de la gestoría
Todo funciona en tus cuentas; a la IA solo le llega lo necesario, y los datos de salud quedan fuera. Detalle en Seguridad y datos.
Un paso falla
Salida manual: el documento se queda en la bandeja como hoy y no llega al cliente.
Gasto descontrolado de IA
La cuenta del proveedor es de la gestoría y lleva un tope de gasto mensual.
Cuánto cuesta y por dónde empezar
Siempre se empieza por el diagnóstico de 490 € + IVA: en 5 días hábiles te decimos cuáles de estos trámites te quitan más horas, cuánto cuesta montarlos, con precio cerrado, y qué no conviene tocar en tu gestoría. Si después hacemos la puesta en marcha, los 490 € se descuentan.
La puesta en marcha cuesta 1.500 € + IVA: deja el sistema montado en las cuentas de la gestoría e incluye el primer trámite, el que elijas. Cada trámite que añadas suma, más IVA, 200 € si es sencillo (plazos, correo, audios, alta de cliente), 300 € si es normal (documentación de renta, contratos desde plantillas) y 400 € si es complejo (notificaciones de la AEAT y la DEHú, atención inicial). Por ejemplo, notificaciones, documentación de renta, plazos y correo saldrían por unos 2.200 € + IVA: 1.500 € con las notificaciones incluidas, más 300 + 200 + 200 €; con el diagnóstico descontado, 1.710 € + IVA. El importe exacto se cierra en la propuesta.
Los costes de las herramientas que se contratan a nombre de la gestoría (por ejemplo, el consumo del proveedor de IA) los pagas tú directamente y se estiman en la propuesta. Si tu equipo quiere, además, aprender a usar la IA con criterio, el taller de uso responsable cuesta 890 € + IVA: 3 horas en remoto para hasta 12 personas.
Calcula tu precio con los trámites que te interesan: el total aproximado sale al momento.
Si quieres saber cómo es cada fase, día a día, lo contamos en Cómo trabajamos.
Fuentes oficiales citadas
- Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, artículo 43 (notificaciones electrónicas). BOE, texto consolidado.
- Agencia Tributaria, calendario del contribuyente 2026.
- Dirección Electrónica Habilitada única, DEHú.
- Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales, artículo 2 (sujetos obligados) y artículo 3 (identificación formal).
Consultadas el 18-10-2026. Esta guía explica cómo trabajamos; no es asesoramiento jurídico ni fiscal.