DONRROS
En resumen
Automatizar las facturas de proveedor consiste en que la máquina lea el PDF, extraiga los datos, compruebe lo comprobable (dígito de control del NIF, base por tipo igual a cuota, suma del total, fechas, duplicados) y proponga el asiento. Una persona lo revisa con la factura al lado y lo aprueba; nada se contabiliza sin esa aprobación.
Verifactu no regula las facturas que recibes, sino el software con el que cada empresa expide las suyas. La factura electrónica obligatoria entre empresas, en cambio, sí cambiará lo que llega a la asesoría: tiene reglamento aprobado y calendario oficial.
Aviso
Esto no es asesoramiento fiscal. Resumimos normas públicas y explicamos cómo diseñamos esta automatización. Qué es deducible, cómo se califica una operación y qué cuenta se usa lo decide la asesoría.
Del PDF al asiento, paso a paso
Las facturas de proveedor llegan por correo, por una carpeta compartida con el cliente o en papel. Por eso el primer paso no tiene nada de inteligencia artificial: decidir un único sitio de entrada por cliente, normalmente un buzón o una carpeta en las cuentas de la asesoría. A partir de ahí:
- EntradaLa factura cae en la carpeta del cliente. Si es un PDF con texto, se lee en local, sin enviarlo a ningún proveedor externo.
- IAExtrae emisor, NIF, número, fecha, base, tipo y cuota de IVA, retención, recargo y total, venga en la maquetación que venga.
- ReglasComprueba cada dato con reglas fijas, sin IA, y busca al proveedor en la tabla de la asesoría para proponer la cuenta.
- BandejaDeja la propuesta de asiento con el PDF al lado y los avisos marcados. Lo ilegible sale «sin verificar», sin datos inventados.
- PersonaRevisa, corrige si hace falta y aprueba. Solo entonces el asiento pasa al programa contable, como borrador.
Las facturas escaneadas o fotografiadas necesitan un paso más: un servicio de lectura de documentos, contratado en la cuenta de la asesoría y en la UE. Es donde más errores aparecen, y por eso es donde más importa que la máquina sepa decir «no estoy seguro».
Qué valida la máquina
La gracia de esta automatización no está en leer, sino en desconfiar de lo leído. Una factura tiene datos que se pueden comprobar entre sí, y esas comprobaciones se hacen con reglas fijas, no con IA:
| Qué | Cómo | Si falla |
|---|---|---|
| NIF del proveedor | Formato y carácter de control del DNI, NIE o NIF de entidad | Aviso: revisar con la factura o el proveedor |
| Cuota de IVA | Base × tipo, con tolerancia de redondeo | Aviso con la cuenta hecha y la diferencia |
| Total | Base + IVA + recargo − retención | Aviso con la suma y lo que dice la factura |
| Tipo de IVA | Que sea uno de los tipos vigentes (21, 10 o 4 %, y los de recargo) | Aviso; no se corrige |
| Fecha | Que exista y sea razonable | Bloquea la aprobación |
| Duplicados | Mismo emisor y mismo número ya en la bandeja o contabilizado | Aviso con la factura original |
Las referencias normativas son públicas. El contenido mínimo de una factura completa está en el artículo 6 del Reglamento de facturación: número y serie, fecha, NIF, datos para determinar la base, tipo impositivo y cuota «por separado». Los tipos de IVA, en los artículos 90 y 91 de la Ley del IVA, y los del recargo de equivalencia, en su artículo 161. El carácter de control del NIF lo prevén el artículo 19 del Reglamento General de gestión e inspección para las personas físicas y la Orden EHA/451/2008 para las entidades.
Una regla importante: la máquina marca, no corrige. Si la cuota está mal calculada en la factura del proveedor, el dato se queda como viene y la persona decide si se pide una rectificativa.
Qué decide siempre la persona
Hay decisiones que no dependen de leer bien la factura, sino de conocer al cliente y la norma. Esas no las toma la automatización:
- Si el gasto es deducible y en qué proporción.
- La cuenta contable de un proveedor nuevo y la calificación de operaciones poco habituales.
- Qué hacer con una factura con errores: pedir la rectificación al proveedor o contabilizarla con nota.
- Aprobar el asiento. Sin esa aprobación no hay apunte en el programa contable.
La propia Ley del IVA explica por qué esa revisión no es un trámite: solo puede deducir quien tenga el documento justificativo, y los documentos que no cumplan los requisitos «no justificarán el derecho a la deducción, salvo que se produzca la correspondiente rectificación» (artículo 97).
Verifactu y la factura electrónica: qué cambia y qué no
Se suelen mezclar dos obligaciones distintas. Ninguna de las dos convierte en obligatorio automatizar la contabilización de facturas recibidas, pero las dos afectan a una asesoría.
Verifactu: el software con el que se expide
El Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, que define como el conjunto de hardware y software «utilizado para expedir facturas». La propia Agencia Tributaria lo resume en sus preguntas frecuentes: los sistemas registran información «solo de las facturas expedidas». El receptor solo puede enviar datos a la AEAT de forma voluntaria, con el código QR de la factura (artículo 17).
Las fechas vigentes, según la disposición final cuarta del reglamento tras el Real Decreto-ley 15/2025: antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 su intención de aplazarlas hasta octubre de 2028; a la fecha de este artículo no hemos encontrado esa modificación publicada en el BOE. Sigue la página de Verifactu de la AEAT.
Para la asesoría, esto importa por sus clientes y por sus propias facturas, no por la automatización de las recibidas.
Factura electrónica entre empresas: lo que llegará
La Ley 56/2007, reformada por la Ley 18/2022, obliga a todos los empresarios y profesionales a «expedir, remitir y recibir facturas electrónicas» entre ellos. El Real Decreto 238/2026 lo desarrolla, y su aplicación empieza a contar desde la orden ministerial que regula la solución pública, la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Según la Agencia Tributaria:
- Desde el 6 de octubre de 2027, para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones.
- Desde el 6 de octubre de 2028, para el resto de empresarios y profesionales.
Cuando las facturas lleguen en formato electrónico estructurado, la lectura deja de ser el problema: los datos vienen ya separados. Las comprobaciones, la cuenta contable y la aprobación seguirán siendo necesarias, y mientras tanto convivirán PDF, tickets y escaneos.
En pruebas con documentos sintéticos: los diez errores puestos a propósito quedaron marcados y sin corregir. No predice el resultado con facturas reales.
Lo que hemos medido, y lo que no
Probamos esta automatización con 50 facturas sintéticas: 48 PDF con texto y 2 escaneadas, en siete maquetaciones, con diez errores puestos a propósito. Las inventamos nosotros, salvo dos maquetaciones que escribió otra persona sin ver el programa. Resultados del 18-10-2026:
- Los diez errores intencionados (NIF con control incorrecto, cuotas mal calculadas, totales descuadrados, fechas imposibles y una factura duplicada) quedaron marcados y sin corregir, y no hubo avisos falsos en facturas correctas.
- Las 2 escaneadas salieron «sin verificar», sin datos inventados.
- Ningún asiento llegó al fichero contable sin aprobación, y todos los aprobados cuadraban.
- En las maquetaciones conocidas, el 96,2 % de los campos se leyeron bien.
Ahora lo incómodo. En la maquetación que no habíamos visto nunca, solo el 61,9 % de los campos salieron bien, y ninguna de sus cinco facturas se pudo aprobar sin corregir algo. En una primera pasada con otra maquetación desconocida, el resultado fue peor y no cumplimos nuestro propio criterio de aceptación. Eso es lo esperable con un formato nuevo, y es la razón de que la persona revise con el PDF al lado.
Son documentos inventados. Las cifras no sirven para prometer un acierto con las facturas de tus clientes. Antes de entregar, repetimos la prueba con 20 a 50 facturas reales en tus cuentas y fijamos contigo el criterio de aceptación.
Por dónde empezar en tu asesoría
- Elige pocos clientes. Los que más facturas mandan y con proveedores repetidos.
- Ordena la entrada. Una carpeta o un buzón por cliente; sin eso, ninguna herramienta ayuda.
- Prepara la tabla de proveedores con su NIF y su cuenta habitual.
- Mide. Cuántas facturas al mes y cuánto tardáis hoy en cada una.
En DONRROS, las facturas de proveedor suman 300 € + IVA a la puesta en marcha de 1.500 € + IVA, o van incluidas si son el primer trámite. Funciona en las cuentas de la asesoría y deja el asiento como borrador en tu programa contable. Cómo encaja con el resto de trámites de una asesoría, en IA para asesorías.
Preguntas frecuentes sobre facturas de proveedor
¿Verifactu obliga a cambiar cómo contabilizo las facturas recibidas?
No. Verifactu regula los sistemas con los que cada empresa expide sus propias facturas. Según la Agencia Tributaria, afecta a la información de las facturas expedidas; el receptor solo puede enviar datos de forma voluntaria.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Según la Agencia Tributaria, desde el 6 de octubre de 2027 para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, contados desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026.
¿Puede la IA contabilizar las facturas sola?
En nuestro diseño, no. La IA extrae los datos, las reglas los comprueban y proponen el asiento, y una persona lo aprueba. Sin aprobación no se crea ningún apunte.
¿Qué pasa con las facturas escaneadas o los tickets?
Se leen con un servicio de lectura de documentos contratado por la asesoría. Si algún dato no se lee con seguridad, la factura sale «sin verificar» y no se inventa nada.
¿Funciona con mi programa de contabilidad?
Se comprueba en el diagnóstico. Lo habitual es dejar el asiento como borrador mediante la importación que admita tu programa; si no la admite, se busca otra salida antes de presupuestar.
Fuentes oficiales citadas
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículo 6. BOE, texto consolidado.
- Ley 37/1992, del IVA, artículos 90, 91, 97 y 161. BOE, texto consolidado.
- Real Decreto 1065/2007, Reglamento General de gestión e inspección, artículo 19, y Orden EHA/451/2008, artículo 2.
- Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación: texto consolidado, artículo 17 y disposición final cuarta; Real Decreto-ley 15/2025.
- Agencia Tributaria: Verifactu, sus preguntas frecuentes y la noticia sobre la solución pública de facturación electrónica (7-10-2026).
- Ministerio de Hacienda, nota informativa sobre Verifactu (5-10-2026).
- Ley 56/2007, artículo 2 bis; Real Decreto 238/2026; Orden HAC/1028/2026. BOE.
Consultadas el 19-10-2026. Las fechas de Verifactu pueden cambiar: comprueba la página de la AEAT. Este artículo explica cómo trabajamos; no es asesoramiento fiscal.